LA RICHIESTA DI OFFERTA (RDO)
Per questo approfondimento si ringrazia ProcOut
La Richiesta d'Offerta è il documento che il buyer trasmette a tutti i possibili fornitori qualificati per ottenere appunto una offerta che contenga le caratteristiche tecniche ed economiche nonché le condizioni di fornitura del prodotto o servizio richiesto dal buyer; essa segna l'inizio della fase negoziale in cui l'attività di acquisto del buyer si rivolge al mercato.
Il buyer deve preparare la Richiesta d'Offerta in base ai contenuti espressi dalla struttura interna richiedente elencati nella Richiesta di Acquisto nonché alle condizioni di fornitura standard solitamente utilizzate dalla propria azienda. Ecco qui di seguito i contenuti necessari per la preparazione di una RdO completa:
- Oggetto della fornitura
- Descrizione
- Quantità
- Caratteristiche tecniche e/o specifiche
- Eventuali disegni tecnici/costruttivi
- Principali condizioni di fornitura
- Tempi di consegna dalla data di emissione dell'eventuale ordine di acquisto
- Condizioni di trasporto
- Condizioni di pagamento
- Etc. ...
- Modalità di presentazione dell'offerta
- Tempi di consegna dell'offerta
Affinché la RdO produca delle offerte valide e rispondenti alle condizioni desiderata della struttura richiedente è necessario che sia comprensiva di tutte le informazione qui sopra elencate. Il fornitore dovrà inoltre esprimere le proprie valutazioni economiche della fornitura. Talvolta invece il lavoro di preparazione di una RdO è sottovalutato e una RdO incompleta può comportare una serie di problematiche a volte molto critiche tra cui:
- Offerte incomplete che necessitano di aggiornamenti
- Offerte non comparabili
- Allungamento dei tempi di consegna delle offerte a causa di chiarimenti richiesti dai fornitori
- Annullamento dell'attività di acquisto per mancanza di risposte
- Un generale aumento dei tempi relativi all'attività di acquisto con conseguente ritardo sui tempi di approvvigionamento attesi del prodotto o servizio richiesto
Spesso al termine RdO viene accomunato o addirittura sostituito il termine di Richiesta di quotazione che invece è da intendere come una informale richiesta fatta verso mercato di solito in fase preliminare per ottenere informazioni sostanzialmente economiche di un prodotto o servizio di cui si vogliono acquisire più elementi prima di iniziare una formale attività di acquisto con l'emissione di una richiesta di offerta.
In inglese si distinguono addirittura 4 diverse tipologie di Richieste RFx e cioè:
RFI Request for Information: una richiesta "aperta" che ha lo scopo di indagare il mercato per acquisire maggiori informazioni sul prodotto o servizio utili a preparare una richiesta di offerta formale
RFQ Request for Quotation: richiesta verso uno o più fornitori per ottenere una semplice quotazione su prodotti/servizi più o meno standard e la cui discriminante di scelta è il solo prezzo. Ad una RFQ di solito segue direttamente l'emissione di un ordine di acquisto alle condizioni standard di fornitura.
RFP Request for Proposal: richiesta verso più fornitori in concorrenza tra loro per ottenere offerte di prodotti e servizi non standard per i quali è comunque è necessaria non solo una quotazione ma anche altri dettagli tecnici che identificano l'oggetto della fornitura. Ad una RFP di solito segue una fase di interazione con i/il fornitori per chiarimenti e trattativa finale allo scopo di definire non solo il prezzo finale ma tutte le condizioni e i termini di fornitura
RFT Request for Tender: richiesta di offerta con contenuti dettagliati per un formale procedimento di gara (in inglese Tender) di solito utilizzato da enti di tipo pubblico (appalti)
