E-PROCUREMENT
Per questo approfondimento si ringrazia ProcOut
e-Procurement significa servirsi dell'approvvigionamento online, ovvero di quel processo per cui un'azienda decide di effettuare i propri acquisti (materie prime, semilavorati, materiali vari, servizi) online, servendosi di piattaforme B2B.
Tale strumento permette quindi di acquistare beni e servizi riducendo i costi ed i tempi di approvvigionamento, e migliorando anche la gestione delle scorte o dei cataloghi (costantemente aggiornati) anche dalla stessa Intranet aziendale.
Scopo di servirsi di un simile strumento è, quindi, quello di ottenere sensibili vantaggi sia a livello economico che nell'ottimizzazione dei processi aziendali. Infatti, soprattutto al crescere delle dimensioni di un'impresa, diventa progressivamente più difficoltoso riuscire a gestire i modo economico le procedure d'acquisto e, soprattutto, riuscire ad effettuare un controllo attendibile e sicuro sull'efficacia delle stesse.
La gestione telematica del processo d'acquisto consiste quindi nel mettere in grado chi ne fa uso di gestire via internet tutte le relazioni con il proprio parco fornitori, attraverso una piattaforma informatica "dedicata agli acquisti" che consenta di eseguire tutto il processo di selezione del contraente, gestendo le Richieste d'Acquisto, inviando le Richieste d'Offerta, ricevendo le offerte, inviando gli Ordini e consultando i Cataloghi on-line. Ad esempio, per gli acquisti di beni di consumo o comunque ripetitivi la scelta di una procedura che definisca una serie i convenzioni verso altrettanti fornitori permette di inserire dei cataloghi on-line a cui hanno accesso le diverse strutture aziendali per procedere all'acquisto diretto a prezzi competitivi in quanto già fissati a monte a seguito di convenzioni stipulate a fronte di gare effettuate dalla direzione acquisti. Le attuali tecnologie informatiche consentono inoltre un semplice interfacciamento e condivisone dei dati, praticamente in tempo reale, con qualsiasi sistema informativo di gestione dei fabbisogni (MRP).
Inoltre tale strumento permette:
- nelle attività di ciclo passivo, una corretta gestione ed attribuzione delle fatture. La piattaforma sarà facilmente integrata all'ERP il sistema di gestione che integra tutti i processi di business rilevanti di un'azienda (vendite, acquisti, gestione magazzino, contabilità etc.)
- l'uso della fatturazione elettronica
- di effettuare la Gestione dell'Albo fornitori e il procedimento di qualifica dei fornitori
- di gestire un sistema di valutazione oggettiva dei fornitori per il miglioramento continuo delle prestazioni
Forme di utilizzo della piattaforma di e-Procurement e possibili offerte di mercato:
- acquisto di licenze per dotarsi della piattaforma in modalità Saas (Software as a service ossia software a noleggio, non acquistato) per ogni operatore buyer addetto;
- noleggio ossia pagamento di una tariffa annuale per ogni singola utenza attivata per l'utilizzo di una piattaforma di una società partner;
- delega dell'intera attività di acquisto o parte di essa (tramite la piattaforma di e-Procurement) in outsourcing a società partner (mantenendo completa visibilità e condivisione di tutti i processi) specializzate in questa attività;
Infine proponiamo qui di seguito ciò che Accenture, in un suo studio sull'e-Procurement, ha individuato come i quattro momenti particolarmente significativi di tale strumento:
- e-sourcing: con questa espressione viene definito il momento in cui si ricercano informazioni. Infatti per, un'azienda, grazie alle piattaforme online il reperimento, ma soprattutto il confronto, di informazioni su fornitori, prodotti, offerte o novità, risulta davvero più semplice economico ed efficace.
Unico punto critico è rappresentato dal fatto che, per ottenere informazioni online su un fornitore, occorre che quest'ultimo sia a sua volta presente in una banca dati sul Web. Tale problema si dovrebbe comunque risolvere con la sempre maggiore diffusione prevista per le piattaforme B2B. - e-bidding: il termine indica il momento in cui viene strutturata l'offerta vera e propria. Dopo aver raccolto e confrontato tutte le informazioni su fornitori e prodotti si dovrebbe essere in grado di individuare l'offerta più adatta alle esigenze aziendali.
- e-requisitioning: questa è una fase molto importante in quanto riguarda l'automatizzazione del processo amministrativo in un'azienda. Implica infatti la gestione degli ordini, l'utilizzo dei cataloghi elettronici, ecc.
- e-auction: questa fase indica il momento in cui finalmente l'azienda organizza aste online concludendo, via Web, le proprie transazioni